अतुल्यकालिक सहयोग के माध्यम से मीटिंग की थकान को कम करने की शीर्ष 5 रणनीतियाँ

गूगल, आईबीएम, इंटेल और अन्य जैसी कंपनियां अपने "वापस कार्यालय जाने" के फैसलों के साथ सुर्खियां बटोरना जारी रख सकती हैं, लेकिन बहुत कम अपवादों के साथ, चर्चा अब इस बारे में नहीं है चाहे वे घर से काम करने की अनुमति देते, लेकिन कितनी बार?. काम के “कहां” के बारे में निर्णय हो जाने के बाद, अब समय है कि हम अपना ध्यान “कैसे” पर लगाएं। विशेष रूप से, कैसे वास्तविक समय, या "तुल्यकालिक" और "अतुल्यकालिक" सहयोग के मिश्रण में निपुणता प्राप्त करने से उत्पादकता बढ़ सकती है, बैठक का अतिरिक्त खर्च कम हो सकता है, और तनाव से राहत मिल सकती है। अतुल्यकालिक सहयोग कार्य कुशलता में सुधार लाने और बार-बार होने वाली बैठकों के तनाव को कम करने के लिए एक महत्वपूर्ण रणनीति है।

बैठकों का अत्यधिक बोझ कर्मचारियों की उत्पादकता, तनाव आदि पर नकारात्मक प्रभाव डालता है।

समकालिक सहयोग में आमने-सामने की बैठकें, वीडियो कॉन्फ्रेंस और फोन पर बातचीत शामिल हैं। अतुल्यकालिक सहयोग में ईमेल, फ़ोरम, रिकॉर्ड की गई बैठकें, सहयोगात्मक दस्तावेज़, वीडियो संदेश और परियोजना प्रबंधन उपकरण शामिल हैं। कार्यप्रवाह में सुधार के लिए सही सहयोग पद्धति (समकालिक या अतुल्यकालिक) का चयन करना महत्वपूर्ण है।

इस बारे में कोई वास्तविक नियम नहीं हैं कि कौन सा सर्वोत्तम है, लेकिन सामान्यतः:

जटिल मुद्दों से निपटने, संवेदनशील बातचीत करने, बॉस के साथ आमने-सामने की बैठक करने और सामाजिक संबंधों को मजबूत करने के लिए समकालिक सहयोग सबसे अच्छा है। समकालिक सहयोग को अक्सर उन स्थितियों में प्राथमिकता दी जाती है जिनमें तत्काल बातचीत और विचारों के प्रत्यक्ष आदान-प्रदान की आवश्यकता होती है।

अतुल्यकालिक सहयोग घोषणाओं, स्थिति अद्यतनों, डेटा संग्रहण, दस्तावेज़ीकरण और सहयोगात्मक लेखन के लिए सर्वोत्तम है। अतुल्यकालिक सहयोग से कर्मचारियों को लचीले ढंग से और अलग-अलग समय पर काम करने की सुविधा मिलती है, जिससे दक्षता और उत्पादकता बढ़ती है।

यहां तक ​​कि सहयोग उपकरणों पर सहमति होने से भी कार्यकुशलता बढ़ सकती है और एकाधिक चैनलों पर निगरानी करने का तनाव कम हो सकता है। लेकिन वास्तविक लाभ तब मिलता है जब टीमें विधि पर सहमत हो जाती हैं - समकालिक या अतुल्यकालिक - और बातचीत की प्रकृति के आधार पर वे किस उपकरण का प्रयोग करेंगी। सही उपकरणों और विधियों की पहचान करने से सहयोग प्रक्रिया को सुचारू बनाने और भ्रम को कम करने में मदद मिलती है।

 

अतुल्यकालिक कार्य (Async) के अन्य लाभ

हर बैठक पर सवाल उठायें. क्या इसे किसी अतुल्यकालिक विकल्प से प्रतिस्थापित किया जा सकता है?

अतुल्यकालिक कार्य का उद्देश्य केवल बैठकों का बोझ कम करना नहीं है। जब इसे सही तरीके से लागू किया जाए तो यह:

• समय क्षेत्रों में सहयोग को गति प्रदान करता है।
• दूरस्थ टीम के सदस्य कार्य-समय के बाद होने वाली बैठकों से बचते हैं।
• लोगों को बैठकों में बोलने के दबाव के बिना योगदान करने का एक तरीका देकर विचारों के समूह में विविधता लाता है।
• यह "समूह-विचार" से बचकर या कमरे में सबसे ऊंची आवाज के आगे झुककर नवाचार को बढ़ावा देता है।

 

बैठकें सुधार का सबसे आसान अवसर हैं।

वोआ लासी एटलसियन रिपोर्टबैठकें 72% समय अप्रभावी रहती हैं। तदर्थ बैठकें, जो कि सभी बैठकों का 60% प्रतिनिधित्व करती हैं माइक्रोसॉफ्ट, सबसे खराब है। इसके मूल्य का मूल्यांकन करते समय, केवल 7% प्रतिभागियों ने इसे महत्व दिया कार्यस्थल लचीलापन रुझान रिपोर्ट 2024-एक अध्ययन के आधार पर, जिसका मैं सह-लेखक हूँ - कि यह अत्यधिक मूल्यवान है। यहां तक ​​कि सर्वोच्च रेटिंग वाली बैठक प्रकार, निर्णय-संबंधी बैठक को भी केवल 24% प्रतिभागियों द्वारा उच्च रेटिंग दी गई।

अतुल्यकालिक उपकरण बैठक दक्षता में सुधार की आशा प्रदान करते हैं। लगभग 60% उत्तरदाताओं का मानना ​​था कि ईमेल, बैठक के समय के एक चौथाई भाग की जगह ले सकता है, तथा 30% ने कहा कि यह आधे समय तक की जगह ले सकता है। अनावश्यक बैठकों के कारण उत्पादकता की हानि की लागत बहुत अधिक है। 1,000 लोगों की एक कंपनी के लिए, केवल दो साप्ताहिक बैठकों को समाप्त करने से उत्पादकता में प्रतिवर्ष लगभग 3.7 मिलियन डॉलर की बचत हो सकती है (नोट 1 देखें)।

 

Async के साथ शुरुआत करने के पांच तरीके

Async प्रौद्योगिकी का पूरा लाभ उठाने के लिए, संगठनों को इसे अपने मूल का हिस्सा बनाना होगा। अध्यक्ष एवं मुख्य परिचालन अधिकारी मोहम्मद शेहदी कहते हैं: संग्रहालय समूह"अतुल्यकालिक सहयोग की हमारी संस्कृति हमारी टीम की निर्धारित बैठकों के बाहर भी सहयोग करने की क्षमता को उन्मुक्त करती है।" उन्होंने आगे कहा, "यह सभी को कैलेंडर ब्राउज़ करने या पावरपॉइंट स्लाइड बनाने में समय बर्बाद करने के बजाय सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक लचीलापन देता है।"^©. "हमने यह भी देखा है कि यह बदलाव लोगों को व्यक्तिगत सहयोग के प्रति अधिक सजग बनाता है, जिससे बैठकें अधिक मूल्यवान बनती हैं और वास्तव में उत्पादकता को धीमा करने के बजाय उसे बढ़ाने में मदद मिलती है।" *विशेषज्ञ टिप्पणी: अतुल्यकालिक सहयोग टीमों को लचीले ढंग से काम करने की अनुमति देता है, तथा सख्त समयसीमा के बजाय परिणामों पर ध्यान केंद्रित करता है।*

सौभाग्य से, थोड़ा सा Async भी काफी मददगार साबित हो सकता है। यहां आरंभ करने के पांच त्वरित तरीके दिए गए हैं।

1. हर मीटिंग में सवाल पूछें: प्रभावी व्यावसायिक मीटिंग प्रबंधन की मूल बातें

अपने कैलेंडर आमंत्रण पर “भेजें” बटन दबाने से पहले, अपने आप से ये महत्वपूर्ण प्रश्न पूछें: अपनी टीम की उत्पादकता में सुधार करें:

• क्या यह बैठक सचमुच आवश्यक है? क्या यह कार्य बिना बैठक के पूरा नहीं हो सकता?
• क्या उन लोगों के लिए बैठक को रिकॉर्ड किया जा सकता है जिनका शारीरिक रूप से उपस्थित होना आवश्यक नहीं है? इससे उन्हें बाद में आवश्यकता पड़ने पर सामग्री की समीक्षा करने की सुविधा मिलती है।
• क्या बैठक छोटी हो सकती है? वही परिणाम अक्सर कम समय में प्राप्त किये जा सकते हैं।
• क्या मीटिंग को ईमेल या साझा दस्तावेज़ से बदला जा सकता है? पारंपरिक बैठकों के लिए अधिक कुशल विकल्पों पर विचार करें।

 

2. बैठक की गुणवत्ता में सुधार: विशेषज्ञ रणनीतियाँ

कर्मचारी सामान्यतः बैठकों से घृणा नहीं करते, वे उन बैठकों से घृणा करते हैं जिनमें उनका समय बर्बाद होता है। इन प्रभावी रणनीतियों के साथ अपनी बैठकों को “सार्थक” बनाएं:

• एक एजेंडा बनाना और पूर्व-पठन सामग्री निर्दिष्ट करना अनिवार्य है।
• कार्यकुशलता बढ़ाने के लिए उपस्थिति को वैकल्पिक बनाएं।
• बैठकों को रिकॉर्ड करें ताकि जो लोग उपस्थित नहीं हो सके वे बाद में रिकॉर्डिंग देख सकें।
• नये, अनियोजित विषयों के कारण एजेंडा को भटकने न दें।
• कमरे में सबसे ऊंची आवाज को बातचीत पर हावी न होने दें या दूसरों को भयभीत न होने दें।

म्यूज़ ग्रुप में, प्रत्येक बैठक के निमंत्रण में स्पष्ट उद्देश्यों और पूर्व-पठन के साथ एक एजेंडा शामिल होता है। यह विशिष्ट कार्रवाई चरणों की पहचान करके समाप्त होता है।

 

3. मीटिंग-मुक्त दिन निर्धारित करें: उत्पादकता बढ़ाएँ और थकान कम करें

कर्मचारी अक्सर लगातार बैठकों के कारण अत्यधिक व्यस्त हो जाते हैं, जिससे उन्हें अपेक्षित कार्य पूरा करने या यहां तक ​​कि चिंतन करने के लिए भी बहुत कम या कोई समय नहीं मिलता। गहन ध्यान को बढ़ावा देने और बैठक के दौरान थकान को कम करने के लिए, अपने कर्मचारियों को निर्बाध ध्यान देने का एक विश्वसनीय अवसर प्रदान करने के लिए नियमित रूप से बैठक-मुक्त दिन या घंटे जोड़ने पर विचार करें। यह ध्यान देने योग्य बात है कि "फोकस दिवस" ​​निर्धारित करने से कार्य-निष्पादन में सुधार हो सकता है तथा अनावश्यक बैठकों की संख्या कम हो सकती है। ड्रॉपबॉक्स वह बैठकों की संख्या में 28% की कमी का श्रेय अपने “फोकस डेज़” को देती हैं।

 

4. व्यवधानों को न्यूनतम रखें

अस्थायी बैठकें उत्पादकता पर नकारात्मक प्रभाव डालती हैं तथा तनाव बढ़ाती हैं। एक सामान्य संज्ञानात्मक कार्यकर्ता को प्रतिदिन 6 से 25 बार व्यवधान का सामना करना पड़ता है, तथा प्रत्येक व्यवधान के लिए 15 से 25 मिनट का समय लगता है।

 

5. विश्वसनीय जानकारी का एकल स्रोत स्थापित करें।

अतुल्यकालिक कार्य स्पष्ट लिखित संचार पर आधारित होता है। विस्तृत दस्तावेजीकरण से परियोजनाएं विभिन्न समय क्षेत्रों में सुचारू रूप से चलती रहती हैं, पारदर्शिता बढ़ती है, निरंतर अद्यतनीकरण की आवश्यकता कम होती है, तथा मजबूत संस्थागत स्मृति के निर्माण में योगदान मिलता है। विश्वसनीय जानकारी का एक ही स्रोत, या "सत्य का एकल स्रोत" (SSOT) होने से, व्यक्तियों को स्वतंत्रता का एहसास होता है, सहकर्मियों को बार-बार स्पष्टीकरण दोहराने से राहत मिलती है, ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में मदद मिलती है, और यह सुनिश्चित होता है कि सभी को उनके प्रश्नों के समान उत्तर मिलें। इस अभ्यास को प्रभावी कॉर्पोरेट ज्ञान प्रबंधन की आधारशिला माना जाता है।

 

अतुल्यकालिक संचार कोई जादुई समाधान नहीं है।

यद्यपि अतुल्यकालिक संचार के कई लाभ हैं, लेकिन इसकी सफलता प्रभावी कार्यान्वयन पर निर्भर करती है। अतुल्यकालिक संचार के साथ आगे कैसे बढ़ना है, यह तय करने से पहले निम्नलिखित पर विचार करें:

1. इसमें जल्दबाजी मत करो. उपरोक्त सिफारिशों में से किसी एक को लागू करके धीरे-धीरे शुरुआत करें।
2. मैं समझता हूं कि कर्मचारी प्रबंधकों और नेताओं के नेतृत्व का अनुसरण करेंगे। उन्हें समर्थक और अच्छे रोल मॉडल बनना चाहिए।
3. कर्मचारियों से यह अपेक्षा न रखें कि वे स्वाभाविक रूप से अतुल्यकालिक संचार को अपना लेंगे। उन्हें प्रशिक्षण, निरंतर अनुस्मारक और बदलाव के लिए एक कारण की आवश्यकता होती है - "इसमें मेरे लिए क्या है?" (डब्ल्यूआईआईएफएम) उन्हें इस बात पर जोर दें कि इससे समय की बचत होगी और इससे यह तनाव कम होगा कि उन्हें हमेशा ऐसा महसूस होता है कि दिन में पर्याप्त समय नहीं है। *नोट: कर्मचारियों को इस परिवर्तन का मूल्य महसूस होना चाहिए।*
4. उपयुक्त परिस्थितियों में अतुल्यकालिक संचार प्रथाओं का उपयोग करें। यह संवेदनशील या भावनात्मक विषयों, तात्कालिक या जटिल मुद्दों पर चर्चा करने या नए सामाजिक संबंध बनाने के लिए आदर्श समाधान नहीं है।
5. ध्यान रखें कि अतुल्यकालिक संचार विकल्प दृश्य और श्रवण फीडबैक के अभाव से काफी प्रभावित होते हैं। इसलिए इस बात का खतरा बहुत अधिक है कि भेजा गया संदेश, प्राप्त हुआ संदेश न हो। *गलतफहमी से बचने के लिए स्पष्ट एवं संक्षिप्त भाषा का प्रयोग करें।*
6. मुझे एहसास है कि उच्च सामाजिक आवश्यकताओं वाले लोगों को अतुल्यकालिक संचार को अपनाने में सबसे अधिक कठिनाई होगी। उदाहरण के लिए, विक्रेता और बहिर्मुखी लोग प्रत्यक्ष संचार से सफल होते हैं। इसके बिना, उन्हें सचमुच कष्ट होता है। वास्तविक समय में संवाद करने की उनकी आवश्यकता के लिए कोई समझौता या अन्य रास्ता अवश्य होना चाहिए।

 

निष्कर्ष

अतुल्यकालिक सहयोग को अपनाने का अर्थ सभी बैठकों या वास्तविक समय की बातचीत को समाप्त करना नहीं है, बल्कि इसका अर्थ है कि लोग वास्तविक समय में कैसे, कब और क्यों संवाद करते हैं, इस पर जानबूझकर विचार करना। यह सुधार के बारे में है कर्मचारी समय प्रबंधन و टीम की उत्पादकता बढ़ाएँ.

जैसे-जैसे इसका विकास जारी है जगह و كيفية कार्यस्थल पर, अतुल्यकालिक कार्य जैसे नए तरीकों और प्रक्रियाओं में निपुणता हासिल करना, व्यक्तिगत, टीम और संगठनात्मक सफलता के लिए महत्वपूर्ण हो जाएगा। यह परिवर्तन अपनाने का एक सुनहरा अवसर प्रस्तुत करता है लचीली कार्य रणनीतियाँ و डिजिटल कार्य वातावरण में सुधार.

नोट 1) मान लिया गया है कि औसत वेतन 60,000 डॉलर तथा अन्य लाभ होंगे तथा औसत बैठक समय 60 मिनट होगा।